オフィスOA機器類のリースについて（システム電話、複合機）

オフィス移転をする際には、システム電話や複合機などのオフィスOA機器類を新たに準備する必要があります。そして、新しいオフィスOA機器を便利に使用する方法として、オフィスOA機器類のリースという方法があります。

しかし、オフィスOA機器類のリースについてよくわからずに、不安を抱いている方もいるのではないでしょうか。

この記事では、オフィスOA機器類のリースについて知りたい方に向けて、オフィスOA機器類のリースの仕組みやメリットについて解説していきたいと思います。

オフィスOA機器リースの仕組み

そもそも、「リース」とは、「リース会社が企業に対して機械や設備を長期間賃貸する仕組み」のことです。

システム電話や複合機などのオフィスOA機器をリースしたい場合、まずはリース会社に「リース申し込み」をします。その後、リース会社との契約を経て、メーカーや販売会社から直接オフィスOA機器が納入されます。

リース料の支払いは、OA機器が納入された時点から発生します。

リースサービスを提供しているリース会社と契約している期間内は、メンテナンスなどの保守サービスを受けることが可能です。

オフィスOA機器を揃える方法

オフィスOA機器を揃える手段として、リース以外には次のような方法があります。それぞれの方法のメリットやデメリットについて、簡単に説明していきます。

新品を購入する

オフィスOA機器の新品を、業者から購入する方法になります。

最新機種を含めた様々な機種の中から、自社に合った機器を選ぶことができる点がメリットになります。

さらに、保証期間内ならばメーカーの保守や保証が付いているので、故障や不具合があっても迅速に対応してもらえます。

一括購入してしまえば、その後の支払いは発生しません。※保守契約は除きます。

一方、購入時に多額の費用がかかることや、買い換えの際には廃棄料がかかることがデメリットになります。

中古品を購入する

オフィスOA機器の中古品を、中古OA機器の販売業者などから購入する方法になります。

中古品を購入する場合は、新品を購入する際に比べて購入コストを低く抑えられるメリットがあります。

一方、中古品として出回っている機種の中から選ばなければならないので、希望の機種を見つけられる可能性が低いというデメリットがあります。さらに、最新機器を入手することは、ほぼ不可能になります。

オフィスOA機器リースのメリット

オフィスOA機器を準備する方法として、新品購入や中古品購入という方法がありました。それぞれにメリットとデメリットがありましたが、オフィスOA機器リースには次のようなメリットがあります。

購入に比べて初期費用が抑えられる

オフィスOA機器リースのメリットは、新品や中古品の購入時に比べて初期費用が抑えられるということです。

複合機などの高額なオフィスOA機器の購入料金を一度に支払う必要がなく、毎月のリース料金も比較的安く抑えられます。毎月支払うリース料金には、本体価格に加えて、税金や金利、手数料も支払い料金に含まれています。さらに、料金内には保険料も含まれているので安心です。

面倒な経理処理がいらない

設置したオフィスOA機器の所有権は、使用する会社ではなくリース会社にあります。そのため、決算や申告など面倒な経理処理は不要となるというメリットがあります。

さらに、リース料金は全額経費扱いすることができます。購入する場合には資産になってしまい税金がかかりますが、経費となることで節税の効果を得ることも可能です。

設置工事費が含まれている

オフィスOA機器のなかでもシステム電話をリースした場合には、リース会社に支払う料金のなかに設置工事費が含まれている場合もあります。

その場合は、システム電話を導入するために必要となる設置工事費を、節約することが可能です。

また、最新機能を搭載した電話機の購入には高額な初期費用が必要になりますが、リースならば最新の電話機をリーズナブルに利用することができます。

オフィスOA機器リースのデメリット

メリットがたくさんあるオフィスOA機器リースですが、残念ながらデメリットもあります。

契約期間中の中途解約が困難

リース契約期間中の中途解約は困難なことがデメリットになります。廃業などのやむを得ない理由でも、残りのリース料金を全額支払う義務が生じる場合がほとんどです。

購入よりも支払い総額が高くなる

一括で購入する場合に比べて、リースの場合は支払総額が高くなります。契約前の段階で、リース代金の内訳を十分確認することが必要です。

オフィスでOA機器を準備する場合には、どのような方法でもメリットとデメリットがあります。

どの方法での使用がお得で便利なのかに関しては、企業の状況で変わってきます。そのときの状況に応じて、使い方を検討するようにしましょう。

まとめ

「オフィスOA機器類のリース」について、お分かりいただけましたでしょうか。

新しいオフィスにOA機器類を準備する方法はさまざまですが、リースで準備することにはたくさんのメリットがあります。

オフィスOA機器のリースを上手に活用することで、便利でお得に最新のオフィス機器の利用を可能にしましょう。

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