これで安心！オフィス移転の費用・見積書のチェックポイント

オフィス移転の予算・プランの管理や、依頼する業者の選定などにおいて、見積書のチェックは慎重に行う必要があります。今回の記事では、見方が難しいオフィス移転の見積書のチェックの仕方について解説してまいります。

見積書とはどんなものか

見積書とは、顧客からの見積もり依頼に応じて発注先事業者が発行する文書で、顧客と事業者双方の基本情報や取引内容などが記載されています。オフィス移転の見積書には、サービス内容、移転前後の住所、移転時期などが記載されていることが多いです。

オフィス移転を考える場合は、この見積書をチェックすることでオフィス移転業者の選定や移転するオフィス家具の数量や予算を検討するのに役立てることができます。

オフィス移転作業の見積書に記載されている内容

オフィス移転の見積書に記載されている内容を、基本情報と注目が必要な情報の２つに分けて紹介していきます。まず、基本情報としては次のような内容が挙げられます。

会社名
連絡先
発行日
移転日

これらの情報はどんなサービスの見積書にも記載されていることが多く、見方に迷うこともあまりないでしょう。一方で、見方に注意が必要な項目もありますので以下で紹介してまいります。

作業内容

オフィス移転における具体的な作業内容が記載されています。荷物の梱包、搬出入、解体組立、保管などに分けて記載されていることが多く、作業の流れなども想像しやすくなります。また、不必要な作業が見積もりに含まれてないかを確認することも重要です。

搬出入する荷物

小規模なオフィス移転の場合、オフィス移転に伴って旧オフィスから新オフィスに持ち運ぶオフィス家具や荷物などが記載されています。また、オフィス移転に併せて不用品の回収を依頼していれば、処分する荷物も記載されていることもあります。運搬するべき荷物と処分するべき荷物が間違いなく区分して記載されているか確認しておきましょう。

車両費・人件費など

見積もり内容の中でも最も気になるのが移転にかかる費用でしょう。多くの見積書では車両費・人件費・作業費などの項目ごとの費用と、合計金額が記載されています。

車両費	オフィス移転に使用するトラックの手配やガソリンにかかる費用
人件費	オフィス移転作業に関わる作業員の人件費
作業費	オフィス移転の際に行われる作業にかかる費用　・荷物の搬出入作業　・養生作業　・梱包作業　　　　など

見積書をチェックする際のポイント

見積書をチェックする上で特に注意して確認しておきたい項目や見方を紹介しています。

見積書の有効期限

見積書の有効期限が記載されている場合、その期限までにサービスの利用をするか否か決定するか、再度見積もりを行う必要があります。見積もりから時間が経つと、人員やトラック、スケジュールなどの手配が保証できなくなるのが大きな理由です。

税表記の確認

見積書に記載されている各種費用が「税込」か、「税抜」か確認しておく必要があります。税表記については各業者が発行する見積書ごとに異なります。税の区分が不明な場合は発行元のオフィス移転業者に確認をとるといいでしょう。

見積条件

見積り内容に含まれない作業や作業を実施する上で条件が記載されます。オフィス移転業者ではなく、自社（顧客側）で対応しなければならない作業がある場合は、忘れずにクリアしておく必要があるため注意が必要です。

その他見積もり時の注意点

見積書自体の見方を把握するだけでなく、見積もり段階で意識したいポイントがあります。参考にしていただければ幸いです。

複数の業者から見積もりをとる

見積書は複数のオフィス移転業者から受け取ることが望ましいです。契約前であれば、サービスの利用を取り止めてもキャンセル扱いにならず、もちろん費用も一切かかりません。そのため見積もりは2〜4社を目安にとっておくのがベストです。複数社から見積もりを取ることで費用の安さや対応の速さ・丁寧さなどを比較して検討することができるようになります。

また、複数の見積書を受け取った場合は、作業内容や運び出す荷物などの表記がより細かいオフィス移転業者の方が好印象です。より分かりやすい見積書を提出するオフィス移転業者は信頼度が高いと言えるでしょう。

不明な点は問い合わせる

見積書は雛形の形式や記述のされ方によって内容がよく分からない内容があるケースもあります。そのような場合は、気兼ねなくオフィス移転業者へ確認の問い合わせをしましょう。内容についてきちんと把握せずに契約すると、後々のトラブルになるリスクが高まります。お互いに誤解や不明点をなくして契約することが重要です。