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フリーアドレスの導入について解説！メリットと失敗しないコツ

フリーアドレスの導入について解説！メリットと失敗しないコツ

働き方改革やペーパーレス化、リモートワークの拡大などの社会の変化に伴い、フリーアドレスを導入する企業が増えています。多くのメリットがあるフリーアドレスですが、よく理解していないままこのシステムを導入してしまうと活かしきれずに失敗してしまう事例も少なくありません。
今回の記事では、フリーアドレスの導入によってもたらされるメリットと、導入後に失敗しないためのコツについて解説してまいります。

フリーアドレスとは

オフィスの中で従業員が各自決まったデスクを持たず、自由に席を選んではたらくことができるオフィスの形態のことを指します。最近では、クラウドによるデジタル化や新型コロナウイルス感染対策による在宅勤務が広がる影響もあり、このシステムを導入する企業が増えてきました。

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フリーアドレスを導入するメリット

オフィス賃料の節約

オフィス内で座席が固定されていないため、在宅勤務や外回りなどでその時オフィスにいない人のデスクも使用でき、余分な座席を置かなくて済みます。
オフィスの在席率が50%の部署の場合、4割程度の座席を減らしても問題なく利用でき、その分オフィス内の執務スペースを削減できるため賃料の節約に繋がります。

スペースの有効活用

先程のメリット同様、オフィス内の執務スペースの省スペース化を図ることで自由に利用できる空間が広がります。会議スペースや休憩スペースなどオフィスを多目的に活用することで、従業員が働く環境のレベルアップの効果も期待できます。

他部署の従業員との交流活発化

オフィス内に自由に席を決められることで部署ごとに固まらずに座ることができるので、今まで関わりの少なかった他部署の従業員とも距離を縮めやすくなります。他の部署との交流が増えることで、今までになかった新しいアイデアを創造でき、会社の活性化も狙えます。

オフィス環境を美化する効果

従業員の座席が固定されているオフィス内では、デスクの上に書類が高く積み上げられていたり、私物で散らかったりしているのもよく見る光景ではないでしょうか。フリーアドレスを導入すると、毎日同じ座席を使用するわけではないため、自然とデスクを整理整頓する習慣が身につきます。また、紙ベースの資料や書類などを個人で管理するのが難しくなるため、社内のペーパーレス化を進めるきっかけにもなります。

フリーアドレス導入で失敗しないコツ

フリーアドレスに向いている会社かどうかを把握しておく

  • 紙の書類を多く取り扱っている
  • 在席率が高い(経理やコールセンターなど)
  • 公共性や機密性の高い情報を扱っている
  • 年齢層が高い

これらは、フリーアドレスに向いていない会社の特徴です。

フリーアドレスを導入しても失敗してしまう可能性が高いため、ご検討されている方は、自社の特徴と上記の特徴を一度照らし合わせてみることをおすすめします。

フリーアドレスを導入する意図を従業員に周知する

なぜフリーアドレスを導入するのか、実際にオフィスを利用する従業員が理解していないとメリットが活かされず、定着しないこともあります。

  • 事前説明会
  • 資料を配布

などを導入前に行い、このシステムの導入の目的を知らせておくことで、従業員がフリーアドレスを有効的に利用する意識が高まります。

デスクを利用する上でのルールを決めておく

オフィス内で座席を自由に決められるため、毎日同じ座席を使用したり、仲の良い人同士で固まってしまうことでフリーアドレスのメリットがうまく発揮できなくなってしまう可能性もあります。

  • 昨日と同じ場所に座らない
  • くじ引きなどでランダムに座席を決定する

など、利用する上で工夫したルールを取り入れることも必要でしょう。

出社と在宅勤務をシフト制にする

フリーアドレスでは、従業員の数よりも少なく座席を設置するため、多くの従業員の在席時間が被ってしまうと、座席が足りなくなることもあり得ます。
出社と在宅勤務をシフト制にすることで、その日に出社する人の人数をコントロールし、座席が不足して困るという事態を回避することができます。

部署内の連携を円滑できるよう工夫する 

他部署とはやり取りがしやすくなりますが、部署内での連携がとりにくくなってしまうのがフリーアドレスのデメリット です。                                                                       　　　　　　　　　　　　　　      

  • 誰がどの席を使用しているかデータ化する
  • チャットツールを使用する
  • ミーティングをこまめに行う

などを取り入れると、部署内でのやりとりをスムーズに行いやすくなります。

感染対策を徹底する

昨今の情勢で必要不可欠となってくるのは、新型コロナウイルス感染症への対策です。
フリーアドレスは１つの座席を不特定多数の人が利用するため、固定座席制よりも感染リスクが高まってしまいます。ソーシャルディスタンスを意識したオフィスレイアウトや飛沫防止パネルの設置は勿論、定期的にアルコール消毒を行う習慣づけを呼びかけることなども大切です。

まとめ

今回は、フリーアドレスを導入するメリットと失敗しないためのコツについて解説してまいりました。事前に失敗しやすいポイントをつかんでおくとメリットを最大限に活かしてこのシステムをご利用いただけるかと思います。

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