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【オフィス移転ブログ06】オフィス移転に伴う費用の会計処理ってどうするの?

【オフィス移転ブログ06】オフィス移転に伴う費用の会計処理ってどうするの?

 オフィス移転をする際、「現オフィスにかかわる費用」「新オフィスにかかわる費用」「引っ越しにかかわる費用」と様々な費用がかかってきますが、それぞれの費用をどのように会計処理をすれば良いのでしょうか。会計処理でミスをしてしまうと、事務処理が増えてしまったり、決算時に税金面で思わぬ損失を被ったりすることがあるため、適切な会計処理を把握しておくことが大切です。

そこで今回は、オフィスの移転に伴う各費用の会計処理の方法をご説明してまいりますので、参考にしていただければと思います。

 

現オフィスにかかわる費用の会計処理

現オフィスを退去する際には、入居する前の状態に戻して貸主へ明け渡す必要がありますので、原状回復工事を行わなければなりません。そのため、現オフィスにかかわる費用としては、原状回復費用が挙げられます。

 

原状回復工事費用の会計処理

原状回復工事とは、前述した通り入居前の状態に戻すための工事を指しますので、原状回復工事の費用は「修繕費」として計上します。ただし、原状回復工事費用はオフィス入居時に支払った敷金から支払われることが多く、その場合は、一般的に帳簿の借方に「修繕費」、貸方に「敷金」もしくは「差入保証金」の勘定科目を使って処理します。

 

新オフィスにかかわる費用の会計処理

新オフィスにかかわる費用としては、新オフィスの賃貸契約を結ぶ際に必要な保証金・敷金や不動産会社への仲介手数料、内装工事の費用といったものが挙げられます。

 

保証金・敷金の会計処理

新オフィスの賃貸契約を結ぶ際に支払う保証金・敷金は、後々返還されるため、資産として扱い、勘定科目は一般的に「敷金」もしくは「差入保証金」を使います。

契約時に返還されない敷金の金額が決まっている場合には、その金額を「支払い手数料」や「長期前払費用」として費用計上し、契約終了時に原状回復工事費用を除いた金額が戻ってきた場合には、原状回復工事費用を「修繕費」として計上しましょう。

また、保証金・敷金以外に支払うことのある礼金につきましては、賃貸契約時にオーナーに対して支払う謝礼金のようなものですので、20万円未満であれば、勘定科目「地代家賃」として全額を費用として処理します。

なお、礼金の金額が20万円以上の場合は、契約期間もしくは5年間の均等償却で、勘定科目「長期前払い費用」を使って計上しましょう。

 

不動産会社へ支払う仲介手数料の会計処理

不動産会社に物件探しを依頼し、新しいオフィスの契約が成立した際には、不動産会社へ仲介手数料の支払いが必要ですが、仲介手数料は「支払手数料」として計上します。

 

内装工事費用の会計処理

内装工事費用は減価償却の対象になりますので、複数年にわけての経費計上が可能です。原則として、内装工事の勘定科目は「建物」に仕訳ますので、「建物」の耐用年数を適用して減価償却を行います。

ただし、空調設備や電気やガスといった水光熱設備など、建物内の設備工事に関するものは、「建物付属設備」に該当しますので、「建物付属設備」の耐用年数を適用します。

また、自己所有の物件に行った内装工事費の減価償却には、先に述べた通り「建物」の耐用年数を適用しますが、他人名義の物件(賃貸オフィス)に行った内装工事の耐用年数は異なります。

賃貸オフィスで、賃借期間の定めがあり、更新や有益費の請求または買取請求できない場合、賃借期間を耐用年数とします。しかし、賃借期間が決まっていても、更新ができる賃貸オフィスの場合は、用途・材質などを考慮のうえで「合理的に見積もった耐用年数」として適用しますが、おおむね10~15年が一般的とされています。

 

オフィス移転作業にかかわる費用の会計処理

オフィス移転時には、新オフィスへ持っていく荷物以外に不用オフィス家具や備品等が出てきますので、廃棄処分が必要です。そのため、オフィス移転作業にかかわる費用としては、オフィス移転作業費用と不用品等の廃棄処分費用が挙げられます。

 

移転作業費用の会計処理

オフィス移転に伴う移転作業(引っ越し作業)の費用については、以下の勘定科目を用いて会計処理を行います。

・雑費
・支払手数料
・荷造発送費

どの勘定科目を用いても問題ありませんが、一般的には「雑費」を用いて会計処理をすることが多いです。

 

不用品の廃棄処分費用の会計処理

新オフィスへもっていかない不用品は当然ながら廃棄処分をする必要がありますが、廃棄処分費用は勘定科目「雑費」を使って処理できます。ただし、オフィス家具やパソコンなどの固定資産となっているものについては、注意が必要です。これらを廃棄処分する際には、処分時点での資産価値を「固定資産除却損」として計上します。
税務調査に備えるためにも、業者へ依頼して廃棄証明書などを発行してもらう方が良いでしょう。

 

まとめ

ここまでオフィス移転に伴って発生する費用の会計処理について、いくつかご説明してまいりました。冒頭で述べた通り、会計処理でミスをしてしまうと、事務処理が増えてしまったり、決算時に税金面で思わぬ損失を被ったりする可能性があります。

安心してオフィス移転を行えるようにするためにも、オフィス移転時に発生する費用の適切な会計処理について事前に把握しておくことが大切です。ただし、オフィス移転に伴う費用の会計処理は複雑ですので、オフィス移転を行う際には、専門家の税理士さんに相談することをおすすめいたします

もし、大阪6区(北区、中央区、西区、淀川区、福島区、浪速区)内でオフィス移転をお考えでしたら、法人専門移転プロにご相談ください。移転作業だけでなく、内装工事や原状回復工事など、お客様の要望に沿ったサービスを提供いたします。