オフィスの解約予告から移転までの流れや注意点について解説！

テレワークの普及や働き方改革などが進み、オフィスが求められる目的も近年かなり変化しつつあります。

こうした変化に伴って、オフィスの移転を検討する企業も増えてきました。

今回は移転のためにオフィスの解約を検討している担当者様に向け、オフィスの解約予告の注意点や移転までの流れについて解説していきます。

解約予告とは？

解約予告とは、契約期間内に退去する意思を事前に告知することです。

借主側が告げる場合はもちろん、貸主側(オーナー)が告知する場合もあります。

住宅の場合、1〜2ヶ月ほど前の告知が一般的ですが、オフィスや店舗の解約予告は6ヶ月ほど前が基本とされています。

解約予告が必要な理由

解約予告が必要な理由は、オーナー(貸主)の収入を守るためです。

事前の告知なしに解約されると、オーナーは今まで安定して得られていた収入源を突然断たれてしまいます。

特に、オフィスの場合は一般の住宅の賃料に比べると高額なため、オーナーにとって損失が大きく死活問題となりかねません。

きちんと事前に解約予告をすることで、オーナーが次の借主をみつけるために猶予期間を設けることができます。

オフィスの解約から移転までの手順

１．担当者の選定

オフィスの移転は、会社にとって一大プロジェクトです。

そのため、移転に関するスケジューリングや業者との連携、費用の計算などさまざまな業務が、半年〜1年ほど長期間にわたり必要となってきます。

片手間では業務量も多く重要度が高いため、しっかりと移転に関する業務を担当する職員を決定するとよいでしょう。

２．新しいオフィスの選定と解約予告

新しいオフィスの決定をしてから解約予告をしましょう。

オフィス移転時には、より良い条件を備えた物件を見つけることは簡単なことではありません。

適切なオフィス物件を見つけるためには、多くの候補物件を精査する必要がありますが、オフィスの空室率は常に10%以下と物件の数にも限りがあります。

また、新しい物件の審査が通る保証もないため、物件が確定した後に解約予告を行うことが望ましいとされています。

３．新しいオフィスの準備

新オフィスを決定したら、オフィスのレイアウトやコンセプトを決めていきます。

現オフィスで改善したい点などを考慮し、社員が働きやすく、モチベーションアップが期待できるようなオフィスづくりをする工夫が必要です。

４．原状回復工事の依頼

原状回復工事は移転に関する業務の中でも、重要度の高い業務です。

工事に必要な費用や期間がどのくらい必要なのか、業者との打ち合わせで確認しておきましょう。

５．新しいオフィスへの移転と各種手続き

新オフィスに移転するにあたって必要な作業が諸々出てきます。

• 移転に関する各種届出の提出
• 新しい住所、電話番号を取引先へ連絡
• 名刺やホームページ等の情報を更新

などがあります。

届出に関しては、提出期限もあるので特に注意すべき業務です。

失敗しない解約・移転のための注意すべきポイント

１．オフィスを解約する目的を明確に

オフィスの解約を検討するにあたり、まずは会社ごとに異なる移転の目的を明確にすることが重要です。

移転の目的がはっきりしないまま移転を行うと、問題が解決されず、逆に働きにくい環境を作ってしまうこともあります。

例えば、「社員の通勤時間を短縮したい」とか、「賃料を節約したい」といった現オフィスの改善点を整理してみると良いでしょう。

こうすることで、目的が明確になり、新しいオフィスを選定する基準がよりはっきりとしてきます。

２．貸借契約書の内容を再度チェックする

解約予告をする前に、必ず賃貸借契約書の内容を再度確認することも必要です。

契約書には最低契約期間が記載されており、この期間内に解約してしまうと、解約違約金が発生する場合があります。

違約金は一般的に賃料の3ヶ月分程度ですので、損をしないためにも、解約予告を行う前に必ず契約書を確認するようにしましょう。

３．細かい移転スケジュールを組む

スケジュールをしっかり組んでいないまま解約予告をしてしまうと、

・現オフィスと新オフィスでの賃料を二重に払う期間が長くなる

・解約時に新オフィスの準備ができていない

等の問題がおきてしまう可能性があります。

４．電話、LAN配線の移設、新設の準備はお早めに

移転するには、レイアウトの構築、原状復旧工事、新オフィスの内装工事、各種必要な届出など必要な過程が複数あります。

コストを抑えスムーズに移転を進めるために、余裕を持った移転スケジュールを組んでおくことは非常に重要です。

移転に必要なNTTの電話や光回線の移設や新設は、準備に時間がかかるため、オフィス移転の計画において重要なポイントです。

通常でも、NTTの下見の実施までに2週間、下見から工事の実施までにさらに2週間かかると考えおいたほうがよいです。

ですので、NTTの電話や光回線の移設や新設の手続きは、少なくとも2ヶ月前頃には行わなければ間に合わないケースもあります。

新オフィスの契約はいつするのが最適？

新しいオフィスの準備は、原状回復された何もない状態から内装工事やネット環境などが必要なため、移転の準備期間を少なくとも1ヶ月は設ける必要があります。

通常、現在のオフィスの契約が終了する2ヶ月前が新しいオフィスの契約目安とされています。

ただ、オフィスの移転にはよりスムーズな移行をするために避けるべき時期があることも覚えておきましょう。

例えば、決算の時期である1〜3月や年内移転を希望する会社が増える9〜12月、引越し費用が高くなる3〜4月は、不動産会社や引越し業者など移転に関連する業者にとって繁忙期となります。

これらの時期を避け、5〜8月に新しいオフィスを契約することで、業者ともスムーズに連携がとれ、スケジュールも立てやすく、費用も抑えられるメリットがあります。

例えば、5月から新オフィスで業務開始したい場合、解約予定の6ヶ月前の11月末までに解約予告を出すと良いでしょう。

そして、現オフィスを解約する2ヶ月前の3月末から4月の初めに新しいオフィスを契約することで、円滑に移転作業を進めることができます。

まとめ

いかがだったでしょうか。

円滑なオフィスの解約を進めるために、上記の内容を参考にしてみてください。

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