オフィス移転｜機密書類の廃棄方法は？処分方法や注意点を解説

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オフィス移転の際には、旧オフィスで使用していた資料や過去の企画書などをまとめて処分するというケースが多いでしょう。機密書類の処分が適切に行えなければ、顧客データなどの機密情報が外部に漏洩し、悪用されたりするリスクが発生します。

今回の記事では、このようなトラブルを避けるために、機密書類の処分方法や注意点について解説していきます。

オフィス移転時は特に注意が必要

もとより最新の注意をはらって行うべき機密書類の処分ですが、オフィス移転に伴ってこれを行う場合は、さらにトラブルの原因が多いため、気を配る必要があります。オフィス移転という場面においては、臨時の業務が多く、機密書類の管理体制が緩みやすかったり、オフィス移転業者やビル管理会社、清掃業者などの外部の人間が入り込みやすい環境になることが原因です。

多忙で慌ただしい状況になりやすい場面だからこそ、適切な管理と処分方法で機密書類を扱うことが大切です。

機密書類の処分方法

近年では大事な企業情報や顧客情報などをデータとしてパソコンで管理することも多くなっていますが、今回の記事では紙媒体の機密情報の処分について紹介していきます。

機密情報の記載された書類を安易に一般ゴミと一緒に捨ててしまったがゆえに、機密情報が流出してしまったとのいうのもよくある話です。形を保ったままゴミとして捨ててしまうと、特別なスキルや悪意が無くとも、簡単に他人の手に渡ってしまうため注意が必要です。

シュレッダー処分

シュレッダー処分は知名度が高く、よく利用されている方法です。シュレッダーは、投入された書類を非常に細かく切断し、記載事項を読めなくします。社内に常備しているシュレッダーを利用すれば簡単に処分が行える手軽さが大きなメリットです。

一方で、一度に数枚のシュレッド処理しかできないためえ、大量の書類を処分するには不便という点がデメリットとなります。特にオフィス移転に伴う機密書類処分では、処分する書類が大量であるケースが多いため、場合によっては採用しにくいかもしれません。

溶解処分

溶解処分は、紙資源のリサイクルに利用されていた技術を応用した処分方法です。書類を水や薬剤と混ぜて刃で切り刻み、液状化させるという仕組みです。溶解処分の方法には多くのメリットがあり、現在普及している代表的な処分方法の一つです。また、処分後のセキュリティについても高い安全性が主張されています。

• 処分した機密書類は再資源化される
• ホチキスやピン留めを外さなくても処分できる
• 大量の機密書類も処分できる

一方で、溶解処分を行うには専用の施設が必要で、自社内で行うことは現実的ではありません。そのため、処分業者に委託する必要があり、気軽には行えないというデメリットがあります。

業者に処分を委託する

ここまで解説してきた機密書類・データの処分は、自社内で完結できる方法もありますが、対応しきれない場合は移転業者や処分業者のサポートを利用するのもおすすめです。

引っ越し業者や不用品回収業者による処分は、オフィスから書類を回収して処分する方法と、処分機器をオフィスに持ち込んでその場で処分する方法の2種類があります。回収して処分する場合も、事後に処分証明書を発行してくれることが多いため、セキュリティ面については安全と言えます。

信頼できる業者を選んで委託する

機密書類の情報漏洩は大きな被害をもたらす恐れがあり、扱いは非常にデリケートです。そのため、処分を委託するには信用できる優良な業者を選ぶ必要があります。

信頼できる業者を選別するためには、以下のようなポイントをチェックしてみるといいでしょう。

• 処分方法や手順に関する説明があるか
• 引っ越しや不用品処分の事業に必要な許可を所持しているか
• 信用に足る実績があり、公開されているか

また機密書類の処分に関しては、処分後に証明書を発行してくれる業者も存在します。証明書が発行される業者はより安全性に期待できると考えられます。

まとめ

今回の記事では、オフィスの移転で注意したい機密書類の処分方法について解説してまいりました。自社設備での処分も可能ですが、大量の書類の処分や安全性の確保のためには業者の利用も検討する価値があります。

法人専門移転プロでは、オフィス移転に伴う機密書類の処分まで承っております。もし、大阪7区（大阪北区、大阪中央区、大阪西区、大阪淀川区、大阪福島区、大阪浪速区、大阪天王寺区）内でオフィス移転をお考えでしたら、法人専門移転プロにご相談ください。移転作業だけでなく、内装工事や原状回復工事など、お客様の要望に沿ったサービスを提供いたします。

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木島 直史

2019年入社。ワンナップクリエイティブサービスで広報を担当し、オフィス移転や内装工事に関わりながら自社メディアのコンテンツ制作を精力的に行なっている。