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【オフィス移転ブログ09】オフィス移転の挨拶状を送る際のマナーと文例

【オフィス移転ブログ09】オフィス移転の挨拶状を送る際のマナーと文例

オフィス移転をする際には、オフィス移転後の業務に支障がでることのないようにするため、取引先や関係者へオフィス移転をお知らせする挨拶状を出す必要があります。しかし、これまでオフィス移転の挨拶状を出した経験が無いという方にとっては、送り方や送り先、また送るタイミングなど頭を悩ませることもあるのではないでしょうか。

送り先に失礼なく、オフィス移転をお知らせするためにも、今回は挨拶状を送る際の基本的なマナーや注意点をご紹介してまいります。併せて、挨拶状の文例もご紹介いたしますので、参考にしていただければ幸いです。

知っておきたいオフィス移転の挨拶状を送る際の基本的なマナー

まずは、挨拶状を送る際の基本的なマナーや注意点をご紹介します。

オフィス移転の挨拶状の送り方

オフィス移転の挨拶状は、基本的にはハガキや封書などの書面を郵送します。日々の連絡手段として活用しているメールで送っても差し支えはないですが、受け取る相手によっては快く思わない方がいらっしゃったり、見落とされたりする可能性もあります。そのため、メールのみで挨拶状を送るのは避けましょう。

取引先に複数の担当者がいたり、挨拶状の送付が移転日間近になってしまったりした場合には、郵送の挨拶状と併せてメールでもオフィス移転のお知らせをするといいでしょう。

オフィス移転の挨拶状の送り先

取引先以外にも協力会社や税理士、弁護士などの日頃からお世話になっている方々へ送ります。事前に送り先リストを作成して、送付漏れがないようにしましょう。

万が一、送付漏れがおきてしまうと、郵送でやり取りを行う請求書や契約書といった大事な書類が、きちんと届かない事態を招きかねません。無用なトラブルを回避するためにも、時間に余裕を持って送り先リストを作成し、リストに漏れがないかを入念にチェックしましょう。

オフィス移転の挨拶状の送るタイミング

一般的には、オフィス移転の1ヶ月前から遅くとも2週間前には相手に届くように送ります。取引先側で登録住所の変更作業が必要となることから、余裕を持って早めに送ることを心掛けましょう。

ハガキや封書などの書面でオフィス移転の挨拶状を出す場合には、送り先リストや文章の作成、印刷業者への発注から納品までの時間を考慮し、オフィス移転の2~3ヵ月前から準備を始めた方がいいでしょう。

オフィス移転の挨拶状の文例

ここまでで挨拶状を送る際の基本的なルールや注意点については、ご理解頂けたと思いますので、ここからは挨拶状の文例を郵送とメールに分けてご紹介いたします。

オフィス移転の挨拶状文例(郵送)

文例1

拝啓 〇〇の候 貴社ますますご隆盛のこととお慶び申し上げます
平素は格別のご高配を賜り厚く御礼申し上げます
さて このたび 弊社は 令和〇年〇月〇日より
左記(下記)へ移転し 業務を行うことになりました
何とぞご高承の上 一層のお引き立てを賜りますようお願い申し上げます
まずは略儀ながら書中にてご通知かたがたご挨拶申し上げます
敬具
令和〇〇年〇月 吉日

移転先  〒000-000 大阪府大阪市〇〇区〇〇〇〇
電話番号 00-0000-0000
FAX  00-0000-0000
業務開始日 令和〇年〇月〇日(〇)

文例2

拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます
平素は格別のお引立てに預かりお礼申し上げます
この度弊社は 令和〇年〇月〇日より
下記住所へ移転する運びとなりましたのでご案内申し上げます
今後とも ご愛顧を賜りますようお願い申し上げます
まずは略儀ながら ご挨拶申し上げます
敬具
令和〇〇年〇月 吉日

新住所  〒000-000 大阪府大阪市〇〇区〇〇〇〇
電話番号 00-0000-0000
FAX  00-0000-0000
移転日時 令和〇年〇月〇日(〇)

オフィス移転の挨拶状文例(メール)

文例1

平素は格別のお引立てを賜り厚く感謝申し上げます。
さて、この度弊社は〇月〇日より下記住所へ移転いたします。
皆様に、さらにご満足頂けるサービスを提供できるよう一層努力いたします。
今後とも、ご指導・ご鞭撻のほどお願い申し上げます。
まずは略儀ながら、ご挨拶とさせていただきます。

移転先 〒000-000 大阪府大阪市〇〇区〇〇〇〇
電話番号 00-0000-0000
FAX  00-0000-0000
業務開始日 令和〇年〇月〇日(〇)

文例2

平素は格別のお引き立てを賜り、厚く御礼申し上げます。
さて、この度弊社は下記へ移転し業務を行うことになりました。
これを機に一層の飛躍をいたしたいと存じます。
今後とも倍旧のお引き立てを賜りますようお願い申し上げます。

新住所  〒000-000 大阪府大阪市〇〇区〇〇〇〇
電話番号 00-0000-0000
FAX  00-0000-0000
移転日時 令和〇年〇月〇日(〇)

まずは略儀ながらご挨拶申し上げます。

まとめ

今回はオフィス移転の挨拶状の基本的なマナーや文例についてご紹介してまいりました。オフィス移転を行う際には、内装やオフィスレイアウトの決定、各種業者の選定などに目が行きがちですが、オフィス移転のお知らせが漏れてしまうとオフィス移転後にトラブルが生じる可能性があります。

オフィス移転のお知らせをするとともに、お世話になっている取引先や関係者へ日頃の感謝の気持ちをお伝えする良い機会ですので、今後も良好な関係を維持できるように、適切なタイミングで思いのこもった挨拶状を送りましょう。