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【オフィス移転ブログ07】オフィス移転に伴う各種手続きについて

【オフィス移転ブログ07】オフィス移転に伴う各種手続きについて

オフィスが引っ越すわけですから、オフィス移転に伴う手続きは、当然ながら一般家庭の引っ越しに比べ、たくさんの手続きが必要です。また、提出が必要な書類も多く、期限が定められているものがあるなど、非常に複雑です。

万が一、手続きが漏れてしまったら、オフィス移転後の業務に支障が出ることも考えられます。そのため、今回はオフィス移転を行う際に必要となる主な手続きをご紹介しますので、スムーズなオフィス移転を行うための参考にしていただければと思います。

オフィス移転前に必要な手続き

まずは、オフィス移転前に必要な手続きをご紹介します。

現オフィスの解約手続き

オフィス移転が決まったら、現オフィスが入居しているビルのオーナーやビル管理会社に対して、契約解除の意思表示(解約予告)をしなければなりません。通常、オフィス賃貸の解約予告期間は6ヶ月前までですが、契約内容によっては、解約予告期間が異なることもありますので、必ず事前に確認しましょう。

また、オフィスを退去した後には原状回復工事をする必要がありますので、原状回復工事の範囲や指定業者があるのかどうかも併せてオーナーまたはビル管理会社に確認するようにしましょう。

電話の移転手続き

オフィス移転は電話回線等の契約を見直すには良い機会ですので、現オフィスでの使用状況やオフィス移転後の使用状況を推測して契約内容の見直しもしておきましょう。契約内容を直したうえで、オフィス移転後も引き続きサービスを利用する場合は移転手続きを、別のサービスに切り替える場合は解約手続きを行いましょう。

いずれにしても、工事完了までに時間がかかりますので、オフィス移転が決まったら早い段階での業者への連絡をお勧めします。

郵便物転送の手続き

移転日が近くになったら、最寄りの郵便局へ転居届を提出しましょう。転居届を提出しておけば、旧住所宛てに届いた郵便物を1年間無料で転送してもらえます。

オフィス移転後に必要な手続き

つづいて、オフィス移転後に必要な手続きをご紹介します。

法務局への手続き

法務局へは「本店・支店移転登記申請書」を提出します。「本店移転登記申請書」は移転から2週間以内、「支店移転登記申請書」は移転から3週間以内に、オフィス移転前の管轄法務局へ提出しましょう。

〔手続き内容〕本店移転登記申請書 / 支店移転登記申請書
〔提出期限〕 移転日から2週間以内(本店) / 3週間以内(支社)
〔提出先〕  移転前の管轄法務局

税務署への手続き

税務署へは異動届出書と給与支払事務所等の移転の届出を提出します。納税地の異動があった場合、移転前の納税地の所轄税務署長へ移転後速やかに提出する必要があります。また、給与支払事業所等の移転の届出は、移転前の事務所の所在地の所轄税務署へ移転から1ヶ月以内に提出しましょう。

〔手続き内容〕異動届出書
〔提出期限〕 移転後速やかに
〔提出先〕  移転前の納税地の所轄税務署長

〔手続き内容〕給与支払事業所等の移転届出書
〔提出期限〕 移転日から1ヶ月以内
〔提出先〕  移転前の事務所の所在地の所轄税務署

都道府県税事務所への手続き

都道府県税事務所へはオフィス移転後に事業開始等申告書を提出します。移転日から10日以内にオフィス移転前と移転後の管轄事務所へ提出しましょう。

〔手続き内容〕事業開始等申告書
〔提出期限〕 移転日から10日以内
〔提出先〕  オフィス移転前と移転後の管轄事務所

年金事務所への手続き

年金事務所へは「適用事業所所在地・名称変更(訂正)届」を提出します。移転先が管轄地域内か地域外かで手続きが異なるため、必ず事前に確認が必要です。移転日から5日以内に移転前の管轄地域の事務所へ提出しましょう。

〔手続き内容〕適用事業所所在地・名称変更(訂正)届
〔提出期限〕 移転日から5日以内
〔提出先〕  移転前の管轄地域の事務所

労働基準監督署への手続き

労働基準監督署へは「労働保険名称、所在地等変更届」を提出します。ただし、労災保険と雇用保険を一元的に取り扱う一元適用事業と、労災保険と雇用保険の適用の仕方を区別する必要があるため二元的に取り扱う二元適用事業では、提出先が異なるため、注意が必要です。一元的事業の場合は労働基準監督署へ提出しますが、二元適用事業の場合は労働保険に関しては労働基準監督署へ、雇用保険に関しては公共職業安定所へ提出する必要があります。

いずれであっても、移転日から10日以内に移転後の所在地の管轄する労働基準監督署へ提出します。

〔手続き内容〕労働保険名称・所在地変更届
〔提出期限〕 移転日から10日以内
〔提出先〕  移転後のオフィスを管轄する労働基準監督署

公共職業安定所への手続き

公共職業安定所へは「雇用保険事業主事業所各種変更届」を提出します。先にご紹介した通り、二元適用事業の場合は「労働保険名称、所在地等変更届」も提出する必要があります。公共職業安定所で手続きをする際には、労働基準監督署へ提出した「労働保険名称、所在地等変更届」の控えが必要になりますので、労働基準監督署への手続きを先に済ませておきましょう。

なお、提出は移転日から10日以内に移転後のオフィスを管轄している公共職業安定所へ行います。

〔手続き内容〕事業主事業所各種変更届
〔提出期限〕 移転日から10日以内
〔提出先〕  移転後のオフィスを管轄している公共職業安定所

まとめ

ご紹介してきたように、オフィス移転にはたくさんの手続きが必要です。漏れなく対応するためにも、事前にどのような手続きが必要かを把握することがとても大切です。また、手続きの際に必要な書類の確認や準備などに時間を要するため、スケジュールには余裕を持って進めて行きましょう。

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