【チェックリストあり】オフィス移転でやること18選

オフィス移転には多くのやることがあります。業者に発注することで時間や手間を減らすことはできますが、社内と業者に依頼するだけでなく、移転担当者自身がしっかりとやることを管理しておかないと抜け漏れが発生してしまいます。

しっかり準備を行わないと、新しいオフィスでの業務開始に支障が出ることも珍しくありません。オフィス移転の担当者だけで解決できない各部署の従業員や各種業者に準備してもらうことは、事前に綿密にスケジュールを作成して期限を決めて進めることが重要です。

そこで、今回はオフィス移転でのやることのチェックリストをご紹介します。チェックリストを元に準備を進めて、必要なタスクが漏れることがないようにしましょう。

オフィス移転のやることチェックリストは下記よりダウンロードできます。ぜひご活用ください。

オフィス移転で現オフィスに関するやることのチェックリスト

現オフィスに関するやることのチェックリストは下記になります。

• 解約予告の確認、届出
• 原状回復条件確認、見積、工事実施
• 鍵の返還
• 敷金、保証金の返還

詳しくご説明します。

解約予告の確認、届出

オフィス移転に伴い、既存の賃貸契約を解約する場合、通常は解約予告を賃貸契約の相手方である不動産管理会社またはビルオーナーに届け出る必要があります。現オフィスの解約手続きがスムーズにいかないと、賃料がダブルで発生するなどのトラブルにつながるため注意が必要です。

最初に現在の賃貸契約書を確認して、解約に関する条項や条件、また契約期間や解約予告期間、手続きに関する特定の指示などを確認しましょう。解約予告期間は通常6ヶ月の予告期間が必要とされます。賃貸住宅よりも期間が長いので注意しましょう。

解約予告は書面で不動産管理会社またはビルオーナーに送付する必要があります。郵送やメールの形式で届け出ることが一般的です。解約予告書には以下の情報を含める必要があります。

• 発信日付
• 送付先住所
• 会社名、担当者の氏名
• 賃貸契約の詳細（契約期間、住所など）
• 解約予告の意思表示（解約日付と予告期間）
• 連絡先情報（電話番号やメールアドレス）

解約予告書の送付方法は契約書に明記されている方法に従って送付します。書面で送付する場合は郵送かメールのいずれかになります。解約予告後、不動産管理会社やビルオーナーからさらに手続きや要件が指示される場合があります。例えば、退去時の立会いや清掃などが含まれることがあります。

原状回復条件確認、見積、工事実施

原状回復とは、賃貸物件を退去する際に入居時の状態に戻すことをいい、退去の際に必ず行うよう法律で定められた義務でもあります。契約内容によって、施工業者の指定の有無や原状回復義務の範囲が異なるなどがありますので、必ず契約書を確認しましょう。

オーナー指定業者ではなく、借主の方で工事業者を選ぶ場合は、見積もり内容が賃貸契約書に記載されている原状回復の条件を満たしているか、工事業者とオーナーにもよく確認して原状回復工事に着手しましょう。

鍵の返還

最後に現在のオフィスの管理会社に鍵の返還を行います。複数の鍵を利用している場合、返還忘れが発生しないように事前に鍵の使用状況をまとめておくとスムーズに進みます。

敷金、保証金の返還

オフィス移転を行うと預けていた敷金、保証金が返還されます。しかし、基本的に敷金は預けていた満額で返還されることはありません。一般的な賃貸物件と同様に、敷金の一部を原状回復費用に充当するためです。

オフィス移転で新オフィスに関するやることのチェックリスト

新オフィスに関するやることのチェックリストは下記になります。

• 物件調査、移転先ビルの選定
• 賃貸仮契約の締結
• 各業者の選定
• レイアウト図、その他設計
• 内装、設備工事／オフィス家具の発注、搬入

詳しくご説明します。

物件調査、移転先ビルの選定

まず最初にオフィス移転の目的や必要な要件を明確にします。例えば、必要な面積、場所の条件（交通アクセスや周辺施設）、予算など移転先に求めることを洗い出します。

洗い出した内容を元に希望エリアの物件リストを作成して、実際に現地調査を行います。現地では物件の内部や外部の状態、レイアウト、配線／設備、駐車場の有無などを確認して要件に適合しているか評価します。

移転先選定の上で周辺環境も重要な要素です。近隣の飲食店や施設、アメニティ、競合他社の存在などを調査して、自社の従業員や顧客にとって便利な立地かどうかを総合的に判断します。

物件調査は交通や周辺環境だけでなく、建物の設備や室内などの細かなチェック項目があります。限られた時間の中で調査する必要があるので、あらかじめチェックする項目をリストにしておくこととチェック漏れを防ぎ、また同じチェックシートを使用することで他の物件と比較検討しやすくなります。

オフィス移転チェックリスト（オフィス物件調査）

賃貸仮契約の締結

賃貸仮契約は、物件を確保するために、定期借家契約を締結する前段階として行われる契約です。主な目的は、物件の予約や仮の使用権を得ることであり、詳細な契約条件や法的手続きを後日確定するための工程です。

各業者の選定

内装、電話・LAN、移転作業の各業者を選定します。特にオフィス移転作業を請け負う業者は荷物を運ぶだけでなく、物件選定・レイアウト設計・内装工事・引越し作業・原状回復等のオフィス移転プロジェクトの重要な仕事を担当したりサポートすることができます。そのため、具体的な対応サービスの内容・サービス範囲の広さ、同規模のオフィス移転の実績、見積など総合的に判断して業者選定をすることが求められます。

オフィス移転の見積額は業者によって、大きく異なるので複数の業者に見積もりを依頼して納得できる費用を提示してくれる業者に発注しましょう。その際に、特にチェックしておくべきなのがオフィス移転の実績になります。オフィス移転は多くのやるべきことがあるので、業者のサポート範囲だけでなく、プロジェクト全体を通したフォロー内容や体制のある業者を選ぶほうがスムーズにオフィス移転を進めることができます。

レイアウト図、その他設計

レイアウト図はオフィス内の配置や間取りを視覚化した資料になります。多くの従業員がいる場合、オフィスとして効率的なスペース利用や作業フローの最適化を図るために必須で作る必要があります。

各部門の配置、作業スペースの大きさ、会議室や共有スペース、収納スペースなどを決めます。従業員の動線やアクセスも重要です。主要エリアへのアクセスが容易であるか、会議室やトイレなどの必要な場所に近接しているかを確認します。

内装、設備工事／オフィス家具の発注、搬入

業者やレイアウトなどが決まり次第、内装・設備の工事を進めていきます。内装では床材の施工、壁のクロス張り、パーテーション工事など、デザインや機能性に合わせた仕上げを行います。

さらに、規模が大きい会社の場合、あらゆる関係者を想定してオフィススペースのバリアフリー化やモビリティの向上に関する工事も検討しましょう。エレベーターの設置や車椅子設備など、利用者の利便性と安全性への考慮が必要です。

事業規模の拡大に伴って、オフィス移転をすることが多いので、新オフィスは現オフィスよりも広くなるでしょう。そのため、新たにテーブルや椅子などのオフィス家具が必要な場合、移転日に合わせて発注をしましょう。

オフィス移転で移転手続きに関するやることのチェックリスト

オフィス移転の手続きに関するやることのチェックリストは下記になります。

• 移転挨拶状の作成、配布
• 取引銀行、業者、関係官庁への届出
• 社内印刷物等の発注
• 社内向け移転マニュアル作成、移転説明会
• 新オフィスマニュアルの作成
• ウェブサイトの住所、記載変更

詳しくご説明します。

移転挨拶状の作成、配布

移転挨拶状は各種取引先または顧客に対して、オフィス移転に関する情報を通知する書類になります。掲載内容は新住所、移転日、業務停止期間などになります。具体的な移転挨拶状の例文をご紹介します。

取引銀行、業者、関係官庁への届出

会社の住所に変更があった場合、銀行・取引業者・関係官庁に住所変更の届出を出す必要があります。特に会社を正常に運営していくために欠かせない、法務局・税務署・労働基準監督署などの関係官庁に関しては移転日を起点に期限があるので早めに届出を行いましょう。

具体的な関係官庁は下記になります。

• 法務局
• 税務署
• 都道府県税事務所
• 年金事務所（健康保険組合）
• 労働基準監督署
• 公共職業安定所
• 消防署
• 郵便局

各種届出を行う上で、複数の手続きがあるだけでなく、添付書類も必要になります。各種届出の期限や必要書類がまとめられた下記のチェックリストをご活用してください。

オフィス移転チェックリスト（移転に伴う各種届出）

社内印刷物等の発注

会社のパンフレットやチラシなどの印刷物に掲載している住所の変更も必要になります。特に印刷物は、複数のフローを経て制作されるため融通が効かないことがあります。そのため、オフィス移転の時期が把握できた段階で印刷物の作成も計画を練ってスムーズに変更ができるように準備しましょう。

社内向け移転マニュアル作成、移転説明会

従業員向けにオフィス移転に関するマニュアル作成、また説明会の実施が必要な場合があります。特にオフィス移転する目的、背景や移転スケジュールだけでなく、各部署で行うタスクに関して説明をしたほうが良いでしょう。

特に各部署で荷物の梱包や整理を行う場合、新オフィスで荷物の紛失等のトラブルを防止するため、箱へのラベリング方法や重要文書の保管方法、個人のデスク整理の手順などを丁寧に説明することをおすすめします。

法人専門移転プロの移転サービス

新オフィスマニュアル作成

従業員数が一定規模以上いる場合、新しいオフィスを利用する上でのマニュアル作成も行うほうが良いでしょう。各部門の席割りだけでなく、共有スペース（会議室、休憩室、トイレなど）、IT機器（パソコン、プリンターなど）の利用方法などをまとめた資料を作成しましょう。特にセキュリティカードやパスワードなどのシステム関連について明確に説明が必要です。

ウェブサイトの住所、記載変更

ウェブサイトの会社概要ページに掲載している住所も忘れずに変更しましょう。その他、SNS、Googleマップなどの会社情報も忘れずに変更手続きをしましょう。他社管理のウェブサイトに紹介されている場合は、当該ウェブサイト管理者へ連絡することで変更してもらえます。

オフィス移転で移転作業に関するやることのチェックリスト

オフィス移転の移転作業に関するやることのチェックリストは下記になります。

• 移転スケジュールの打ち合わせと決定
• 梱包資材等の納品、荷造り
• 搬出、搬入、廃棄什器回収、使用済みダンボール引き取り

詳しくご説明します。

移転スケジュールの打ち合わせと決定

オフィス移転のスケジュールを立てて関係者と共有することが必要です。

オフィス移転は時間や手間がかかることも多いので、一般的にオフィス移転は6ヶ月以上前から計画を立て始めてスタートすることが理想的です。移転日から逆算して大きなスケジュールを作成して現オフィスの解約予告日などを決めていきます。

梱包資材等の納品、荷造り

引越し業者によって段ボールやガムテープの梱包資材が納品されます。オフィス移転日の1週間前程度から荷造り作業をはじめていきます。事前に荷造りできるものは早めに着手して余裕を持って進めておきましょう。

搬出、搬入、廃棄什器回収、使用済みダンボール引き取り

オフィス移転日当日は荷造りしたダンボールやデスクや椅子などのオフィス家具の搬出、搬入を中心に行います。廃棄する什器の回収もこの際に行われます。

すべての搬入が完了した後、ダンボールを開梱して新しいオフィスでの業務の準備をします。

開梱したダンボールは、後日引越し業者に連絡して引き取ってもらいましょう。

まとめ

オフィス移転は多くのやることがあるため、事前に計画性を持って進めるかが失敗しないポイントになります。オフィス移転は移転日から2〜3か月前に近づくと、複数の工程を同時に進める必要があるため、タスクに漏れが発生するおそれがあります。そのため、オフィス移転はチェックリストを活用しながらスケジュールを管理していきましょう。

法人専門移転プロでは、オフィス移転の際に役立つ各種チェックリストを配信しております。下記より無料でダウンロードできますので、よろしければオフィス移転の際にご活用下さい！

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