• オフィス移転コラム

オフィス移転スケジュール ～チェックリスト無料ダウンロード～

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「現在のオフィスが手狭になってきたから」「ブランディング戦略のため」「事業縮小のため」など、オフィス移転の目的は企業によって様々ありますが、いずれも企業の今後に大きくかかわってきますので、オフィス移転は企業にとって重大なイベントの一つです。そのため、当然ながら実施するべきことも多く複雑です。

そのような重大イベントを無事に成功させるためには、綿密なスケジュールを立てて段取り良く進めて行けなければなりませんが、過去にオフィス移転の担当になった経験がない方であれば、「具体的にどのようなことしなければならないのか」「どんなスケジュールでやらなければならないのか」など、頭を悩ませると思います。

そこで今回は、一般的なオフィス移転の大まかな流れやスケジュールをご紹介していきますので、スケジュール作成の参考にしていただければと思います。

オフィス移転に向けてまずやるべきことは？

オフィス移転を成功させるためには、まずはオフィス移転の目的を明確にさせましょう。冒頭で述べたように、企業によってオフィス移転の目的は様々です。当然ながらオフィス移転の目的が異なれば、新オフィスへ望む条件も異なってきますので、まずはオフィス移転の目的を明確にすることが大切です。

続いて、新オフィスへ求める条件も明確にしておきましょう。不動産会社に物件の相談をする際、希望する条件が明確でなければ、物件探しに時間がかかってしまいます。また、希望する条件全てを満たす物件が見つからない可能性がありますので、オフィス移転の目的に照らして、希望する条件に優先順位をつけておいた方が、スムーズに物件探しを進めれるでしょう。

オフィス移転スケジュール：6ヶ月以上前にやっておきたいこと

現オフィスの解約予告や原状回復条件の確認、新オフィスの物件調査・選定などを行いましょう。

現オフィスの解約予告

解約予告とは、現在のオフィスビルからを退去する前に、契約書の中で定められている期限までにビルのオーナーやビル管理会社に解約の意思を伝えておくことをいいます。通常、オフィス賃貸の解約予告期間は6ヶ月前までとするとこが多いですが、契約内容によっては、解約予告期間が異なることもありますので、必ず事前に確認しましょう。

原状回復条件の確認

原状回復とは、賃貸物件を退去する際に入居時の状態に戻すことをいい、退去の際に必ず行うよう法律で定められた義務でもあります。契約内容によって、施工業者の指定の有無や原状回復義務の範囲が異なるなどがありますので、必ず契約書を確認しましょう。

オフィス移転スケジュール：5～3ヶ月前にやっておきたいこと

新オフィスの物件が決まれば、オフィスの内装やレイアウトを決めて、新オフィスの準備を進めていきましょう。また、オフィス移転のための各業者の選定・発注も行いましょう。

オフィスの内装やレイアウトの決定

オフィスの内装やオフィスレイアウトは、社員のモチベーションや業務効率の向上に大きく影響を及ぼしますので、じっくりと検討する必要があるでしょう。オフィスレイアウトを考える際には、現オフィスで改善したい点をピックアップして、どういったオフィスレイアウトにすれば効率的で働きやすい環境になるかを考えながらオフィスレイアウトの作成を進めましょう。同時にオフィスレイアウトのプランをベースに、必要なオフィス家具類を洗い出す必要があります。不足しているものは購入しなければなりませんし、不用になるものは廃棄の手配が必要になりますので、リストアップしましょう。

各種業者の選定・発注（移転作業、内装工事、電話・LAN工事など）

オフィス移転のために、移転作業、内装工事、電話・LAN工事などの各業者を選定し、発注をかけましょう。また、現オフィスの原状回復工事を行うにあたって、ビルオーナーから施工業者の指定が無ければ、原状回復工事の業者も選定する必要があります。原状回復工事は契約満了日までに完了させなければいけないので、余裕を持ってスケジュールを確保しておきましょう。

上記のようにオフィス移転には様々な業者が関わってきますので、個別に業者へ発注すると各業者とのやり取りが必要になり、必然とオフィス移転担当者の負担は増加します。担当者の負担を可能な限り軽減させるためにも、オフィス移転に関わる作業や工事をトータルでサポートしてくれる業者を選ぶことをお勧めします。

オフィス移転スケジュール：3～2ヶ月前までにやっておきたいこと

移転挨拶状の作成や社内印刷物の発注、関係官庁への届出内容の確認など、オフィス移転後の業務に支障がでることのないように準備を進めていきましょう。

移転挨拶状の作成・送付

請求書の送付や会社の所在地情報が必要になるやり取りがある取引先の企業には、優先的に会社移転のお知らせをする必要があります。遅くても移転の1ヶ月前には挨拶状を出しましょう。挨拶状や送付先のリストの作成は、2か月前ぐらいまでに行っておくといいでしょう。

社内印刷物の発注

オフィスには社判や名刺、封筒といった住所や電話番号が記載されているものが多々ありますので、移転間近になって慌てることのないよう、スケジュールに余裕をもって早めに発注しておくことをお勧めします。

オフィス移転スケジュール：1ヶ月～前日までにやっておきたいこと

新オフィスの内装工事や電話・LAN工事、新規オフィス家具の搬入を行ないます。また、移転準備をスムーズに進めるため、社内向けの移転説明会を開催し、梱包作業や廃棄物処理の方法等を共有しましょう。

新オフィスでの各種工事や新規オフィス家具搬入

内装や電話・LAN工事などが入ったり、新規オフィス家具の搬入・設置があったりと、新オフィスには複数の業者が出入りすることになります。複数の業者がバッティングしてしまうとトラブルの原因になりかねませんので、各業者のスケジュール管理・調整が非常に大事になってきます。

移転説明会

移転作業をスムーズに進めるためにも、移転説明会を開催して社内で以下の内容を共有しましょう。

梱包作業の方法　／　廃棄物の処理方法　／　作業の手順やスケジュール　など

梱包作業

梱包作業は意外と時間がかかりますので、移転日間近で荷造りすれば大丈夫と思っていると、移転当日までに終わらないことがあります。日常の業務をこなしながらの荷造りは、確かに大変ですが、余裕をもって少しずつ準備を進めていきましょう。

オフィス移転スケジュール：移転後にやるべきこと

オフィス移転後は、速やかに関係官庁への届け出をしましょう。そして、旧オフィスの原状回復工事を行い、明け渡しが終われば、オフィス移転が完了です。

関係官庁への届け出

オフィス移転の際には様々な手続きや届け出が必要になりますが、届け出によって期限が異なるなど非常に複雑です。オフィス移転直後は、どうしてもバタバタすると思いますので、事前に届け出期限等を確認し、届け出に漏れが無いように注意しましょう。

旧オフィスの原状回復工事

オフィス物件の原状回復工事は、契約期間内に完了させなければならないため、万が一解約日までに工事が完了できなかった場合には、完了するまでの賃料を負担しなければならない場合がありますので、注意が必要です。原状回復工事の期間は、オフィスの規模等で異なりますので、1ヶ月程度は必要と考えておいた方がといいと思います。

まとめ

今回は、一般的なオフィス移転の大まかな流れやスケジュールをご紹介してまいりました。オフィス移転は、「現オフィスに関わること」「新オフィスに関わること」「引っ越しに関わること」を同時に進めていかなければなりませんので、スケジュールの管理が非常に重要です。

法人専門移転プロでは、オフィス移転スケジュールを含めたオフィス移転用の各種チェックリストを配信しております。下記より無料でダウンロードできますので、よろしければオフィス移転スケジュールの作成にご活用下さい。

　　

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