オフィス移転を成功させよう！失敗しないポイントを解説

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オフィスの規模や条件により変わってはきますが、オフィス移転を行う際には多大な費用や時間が必要になります。
さらに、従業員全員の協力も必要になるので、オフィス移転の担当者としては絶対に失敗したくないものですよね。

しかし、これまでにご自身の家庭の引っ越し経験はあっても、オフィスの引っ越し（オフィス移転）経験がある人は少ないのではないでしょうか。オフィス移転の経験すらないのにオフィス移転の担当に任命されたならば、「無事にオフィス移転を終わらせれるだろうか」「何から手をつければよいのだろう」など不安や戸惑いを感じることでしょう。
それでも、押さえておくべきポイントを押さえることによって、オフィス移転を成功させることは可能です。

この記事では、オフィス移転の担当者の方に向けて、オフィス移転で失敗しないために押さえておくべきポイントについて解説していきたいと思います。

オフィス移転で行うべきこと

オフィス移転を計画する際には、行うべきことがたくさんあります。日常業務と並行して進めていかなければならないため、時間に余裕を持って、やり忘れがないように進めていきましょう。

オフィス移転の大まかな流れとしては、次のようなものが挙げられます。

・移転先オフィスの選定と決定

・現在のオフィス退去の調整

・オフィス移転業者の選定

・社内での移転準備作業

・オフィス移転作業

・オフィス移転後の各種届け出や手続き等

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オフィス移転で失敗しないために押さえておくべきポイント

企業にとって一大プロジェクトであるオフィス移転を成功させたい場合には、次のようなポイントを押さえておくことが必要です。

オフィス移転の目的をはっきりさせる

オフィス移転を行う際には、多大な費用や時間、労力を費やすこともあります。莫大なコストをかけてまでオフィス移転をする目的を、はっきりとさせておきましょう。

オフィス移転は専門業者に依頼する場合がほとんどですが、従業員にかかる負担も計り知れないものになります。従業員からの協力を仰げるように、今のオフィスの現状や問題点、オフィスを移転するメリットを従業員全員で理解できるようにしましょう。

従業員の意見を尊重する

企業の経営層やオフィス移転の担当者が考える理想のオフィスと、従業員が望むオフィスには違いがあるかもしれません。「おしゃれで最先端」というだけのオフィスでは、業務に支障が出る可能性があります。そんな支障や従業員からの不満を極力減らすためにも、従業員から事前にしっかりと要望をヒアリングしておくようにしましょう。

さらに、従業員に意見を聞くことで、従業員が「自分の意見を尊重してくれた」と感じてくれれば、大きな不満につながりにくくなります。

信頼できるオフィス移転業者を選ぶ

オフィス移転を実施する際には書類等のダンボール荷物だけではなく、オフィス家具等の大きな荷物やPC、複合機といった精密機器等の運搬や設置も必要ですので、従業員だけでのオフィス移転は難しく、オフィス移転業者に依頼することがほとんどでしょう。自社の荷物を安全・安心に運搬してもらい、オフィス移転を成功させるためには、信頼できるオフィス移転業者を選ぶことが重要です。

オフィス移転業者の種類とは

オフィス移転の作業を依頼できる業者は、大きく分類すると次の2つに分類されます。

引越し業者

荷物の梱包や搬出入、運搬といったオフィス移転の引越し作業をサポートしてくれる業者です。一般家庭向けに引っ越しサービスを行っている業者の中にも、オフィス移転に対応可能な引っ越し業者はあります。

オフィス移転コンサルティング（デザイン）会社

オフィス移転に関するほぼ全てのサービスを提供している業者で、物件探しやオフィスデザインの設計・施工など、オフィス移転を総合的にサポートしてくれます。

信頼できる業者の選び方

信頼できるオフィス移転業者を選ぶ際には、次のようなポイントに注意するようにしましょう。

サポート範囲を確認する

オフィス移転業者に移転を依頼する際には、業者にサポートしてもらいたい範囲を明確にしましょう。業者によってサポートできる範囲がまったく異なるので、希望する内容に対応してくれる業者を選ぶようにしましょう。

オプションやアフターフォローの充実度

オフィス移転業者によってはオプションとして別サービスの提供があったり、オフィス移転後の思わぬトラブルに対応してもらったりする必要もあります。事前にオプション内容やアフターフォローの充実度を確認しておきましょう。

オフィス移転の実績

オフィス移転をする際には、オフィス家具や荷物を運搬するだけではなく、PC、複合機といった精密機器などの運搬や設置も必要になります。一般家庭の引っ越しとは違い専門のノウハウが必要になるので、オフィス移転のサポート実績が豊富な業者を選ぶようにしましょう。

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まとめ

今回は「オフィス移転で失敗しないために押さえておくべきポイント」について解説してまいりました。

前述した通り、オフィス移転には多大な費用や時間、労力がかかることがあります。その一方、従業員に快適な職場を提供することで生産性の向上を図り、企業として成長できる大きなチャンスでもあります。
一大プロジェクトであるオフィス移転で失敗しないため、押さえるべきポイントを押さえて、自社のオフィス移転を無事成功させましょう。

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